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Travel Management 4.0 – Das ist die (kaum vermeidbare) Zukunft deiner Geschäftsreiseplanung.

sitback artikel Travel Management 4.0

Mittlerweile leben wir einer eng miteinander vernetzten Welt der Industrie 4.0, in der möglichst alle Prozesse digitalisiert werden sollen. Produktionsabläufe sind teilweise schon vollständig automatisiert und es herrscht das Bestreben vor, jeden Bereich in einem Unternehmen zu optimieren. Darunter fallen auch die in der Anzahl stetig steigenden Geschäftsreisen. Hast du schon einmal darüber nachgedacht, die Planung deiner Businesstrips neu auszurichten? Doch wovon sprechen wir überhaupt, wenn wir vom Travel Management 4.0 reden?

Es geht darum, das Dienstreisen für alle Beteiligten angenehmer zu gestalten.

Wenn wir vom Travel Management 4.0 reden, bedeutet das, den gesamten Prozess der Organisation, Planung, Durchführung und Abrechnung der Geschäftsreise zu digitalisieren. Letztlich liegt es auch in deinem Interesse, Strukturen zeit- und kostensparend zu gestalten, sodass es für dich in jedem Falle gewinnbringend ist. Im Detail bedeutet das, dass Buchungen nicht mehr analog in einem Reisebüro vorgenommen werden, sondern dass Rechnungen bequem online bezahlt werden und kein Papierkrieg der Abrechnungen nach der Reise vorherrscht. Stattdessen sind die Rechnungen elektronisch verfügbar und der Buchungsprozess erfolgt somit digital. Ganz konkret lässt sich das in die Wirklichkeit anhand von folgenden Beispielen übertragen.

1. Gut qualifizierte Mitarbeiter werden ihre Zeit nicht mehr damit verschwenden, die besten Angebote für ihre Reise mühsam zu recherchieren, Abrechnungen zu erstellen und Rücksprachen über die Kosten mit der Firma zu halten. Durch ein optimiertes Travel Management werden deine Mitarbeiter stattdessen ihre Zeit darauf verwenden können, den Aufgaben ihres Kerngebietes im Unternehmen nachzugehen.

2.   Durch die vollständige Digitalisierung deiner Geschäftsreisen wirst du Kosten einsparen, indem deine Mitarbeiter die besten Angebote in einem automatisierten Vergleich ohne großen Rechercheaufwand vorgeschlagen bekommen und somit ihre Reisen effizienter planen können.

3.   Der Papierkram entfällt, da alles digital verfügbar ist. Das spart Kosten und trägt zugleich zu einem guten, ökologischen Fußabdruck bei, der gern gesehen ist.

Warum es so wichtig ist, Prozesse intelligenter zu gestalten.

Es ist ja gut und schön zu wissen, was eingeführte Neuerungen bei dir im Unternehmen bewirken könnten, aber es ist ebenso wichtig, das Große und Ganze dabei nicht aus dem Blick zu verlieren. Die Digitalisierung von Prozessen hat nämlich zur Folge, das Systeme, die dir dabei helfen, beispielsweise die preiswertesten Angebote zu finden, stetig dazu lernen, um sich dir und deinen Bedürfnissen Stück für Stück mehr anzupassen. Eine solche Plattform, mit der du deine gesamte Geschäftsreise verwaltest, kann deine und die Vorlieben deiner Mitarbeiter kennenlernen. Eine intelligente Plattform lernt zudem aus Fehlern und wird mit der Zeit zur Optimierung deiner Reiseplanung beitragen. So werden dir langfristig gesehen Empfehlungen von der Plattform hinsichtlich der geeignetsten Unterkünfte und Transportmittel gemacht werden und du wirst immer schneller die künftigen Reisen buchen können.

Wie deine Mitarbeiter reisen wollen.

Wir leben in einem digitalen Zeitalter und sind es gewohnt, dass unser Alltag ständig durch technische Errungenschaften erleichtert wird. Wenn deine Mitarbeiter ihre eigenen Urlaubsreisen bereits flexibel über das Smartphone buchen, wollen sie das höchstwahrscheinlich bei der Buchung ihrer Geschäftsreisen auch tun. Ein Problem könnte dann entstehen, wenn zwischen dem Unternehmen und dem Mitarbeiter keine genauen Absprachen zum Prozess der Reiseplanung vorhanden sind. Als Unternehmer möchtest du, dass deine Reiserichtlinien eingehalten werden, und deine Mitarbeiter wollen möglichst bequem die Planung vornehmen können. Um dieses Zusammenspiel zu ermöglichen, lohnt es sich, nach digitalen Lösungen zu suchen, die beide Seiten zufrieden stellen.

So digitalisierst du die Planung deiner Geschäftsreisen.

Große Unternehmen haben die Möglichkeit, Travelmanager einzustellen, die sich um die Optimierung der Geschäftsreiseplanung kümmern. Als kleineres oder mittleres Unternehmen, das gerade erst anfängt, über automatisierte Prozesse im Bereich der Dienstreisen nachzudenken, fehlen dir wahrscheinlich die Ressourcen, um extra jemanden dafür zu engagieren. Das bedeutet jedoch nicht, dass du den Wandel hin zum Travel Management 4.0 in deinem Unternehmen nicht bewältigen kannst. Mittlerweile gibt es eine ganze Reihe von Tools, die dir die Organisation deiner Businesstrips erheblich erleichtern. Die All-in-One Plattform sitback bietet dir einen solchen Rundum-Sorglos-Service an, den du dir auch anstelle eines Travelmanagers leisten kannst. Auf der Plattform können deine Mitarbeiter oder du die Reiserichtlinien des Unternehmens einfügen, die besten Angebote für Hotel-, Flug- und Mietwagenbuchungen erhalten und die Rechnungen im Anschluss online zur Verfügung gestellt bekommen. Außerdem wirst du rechtzeitig über mögliche Änderungen von Einreisebestimmungen informiert, was in Zeiten von COVID-19 ein unerlässlicher Service ist. Mit der Nutzung eines solchen, digitalen Reisepartners wird es dir gelingen, das Reisemanagement in deinem Unternehmen zukunftsfähig zu machen.

Wer schreibt unsere Artikel? Georgi Aleksiev, der als Online Marketer bei sitback arbeitet.

Dieser Artikel wurde geschrieben von:

Georgi Aleksiev, Online Marketer

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