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12 Tipps für erfolgreiche Geschäftsreisen

Reisender sitzt im Flugzeug, liest Zeitung und hört Musik

Abhängig von deinem Unternehmen oder deiner Branche kann es vorkommen, dass du ab und an oder sogar regelmäßig auf Geschäftsreise bist. Wie auch bei einer Urlaubsreise muss diese im Vorfeld sorgfältig geplant werden. Allerdings unterscheidet sich die Organisation einer Dienstreise ein wenig von der Urlaubsplanung, wie du schnell feststellen wirst. In diesem Artikel wollen wir dir ein paar Tipps mit an die Hand geben, wie du das Thema Geschäftsreise effektiv in der Vor- und Nachbereitung bewältigen kannst. Am Ende solltest du deinen Trip nicht nur entspannt planen, sondern auch genießen können.

#1 Halte deinen Reiseablauf in einem Plan fest.

Bevor du eine Buchung tätigst, solltest du dir einen Überblick über alle Zielorte, wichtigen Termine, Aufgaben und Transportmittel verschaffen. Auf diese Weise erstellst du für dich selbst einen Leitfaden, um im Anschluss daran die notwendigen Reservierungen für deine Reise zu tätigen und deinen Koffer effektiv mit allem auszustatten, was du für deine Geschäftsreise benötigst. Wenn du in einer Gruppe unterwegs bist, ist es lohnenswert, den gemeinsamen Reiseplan jedem digital in einer Cloud zur Verfügung zu stellen. So verliert niemand aus dem Team vor, während oder nach der Reise den Überblick.

#2 Buche deine Reiseleistungen im Voraus.

Vor deiner Reise wirst du dazu aufgefordert sein, deine Reiseroute sowie deinen Aufenthaltsort festzulegen und dementsprechend zu organisieren. Reist du mit dem Flugzeug, der Bahn oder einem Mietauto? Übernachtest du in einer Ferienwohnung oder in einem Hotel? Unter Berücksichtigung der Reiserichtlinien deines Unternehmens wirst du Zeit aufbringen müssen, das beste Angebot für dich zu finden und zu reservieren. Wenn du diesen Prozess vereinfacht und vor allem zeitsparend durchführen möchtest, dann ist sitback der richtige Ansprechpartner für dich. Über unsere All-in-One-Plattform kannst du jede, benötigte Leistung bequem und zum günstigsten Preis buchen, ohne dass du alle Reiseanbieter einzeln und mühsam miteinander vergleichen musst.

#3 Bereite dich auf das Event oder Meeting gründlich vor.

Businesstrips werden aus den unterschiedlichsten Gründen vorgenommen. Abhängig vom Grund deiner Reise solltest du dich zuvor auf alle Eventualitäten vorbereiten. Recherchiere dazu im Vorfeld, auf welche Orte und Personen du treffen wirst, ob es einen Dresscode gibt und ob dir im Falle einer Präsentation das notwendige Equipment zur Verfügung steht. Auf diese Weise wird es dir deutlich leichter fallen, die gesetzten Ziele auf deiner Reise zu erreichen.

#4 Informiere dich über das Wetter zum Zeitpunkt deines Trips.

Egal, welche Jahreszeit gerade dort herrscht, wo du hinreisen wirst, du solltest dir vorab einmal den Wetterbericht anschauen. Dann bist du in der Lage entsprechende Kleidung für Regenwetter oder Schneefälle oder Sonnencreme bei sonnigen Temperaturen in deine Reisetasche zu packen.

#5 Erwarte das Unerwartete.

Selbst die beste Planung nützt nichts, wenn ein Flug Verspätung hat oder du in deinem Mietwagen im Stau stehst. In diesem Fall musst du flexibel reagieren können. Mache dir im Voraus bewusst, welche Unannehmlichkeiten dich auf deiner Reise erwarten könnten und wie du darauf reagieren kannst. Im Falle eines plötzlich auftretenden Problems kannst du beispielsweise über unsere sitback All-in-One-Plattform selbstständig und jederzeit Stornierungen und Umbuchungen vornehmen, sodass du bei auftretenden Schwierigkeiten noch während deiner Reise flexibel reagieren kannst.

#6 Plane Zeit zum Entspannen ein.

Jeder kennt das Gefühl. Auf Reisen zu sein, ist zugleich spannend, aber auch nach einer gewissen Zeit ermüdend. Wenn du mehrere Tage unterwegs bist, solltest du selbst in einen straffen Zeitplan Ruhepausen einbinden, um genügend Energie für die anstehenden Events und Meetings zu haben. Unausgeschlafen und schlecht gelaunt wirst du mit deiner Persönlichkeit weniger überzeugen können, als wenn du ausgeruht und entspannt bist.

#7 Packe nur die notwendigsten Dinge in deinen Koffer.

Du solltest sicherstellen, dass du genügend Kleidung für den Zeitraum des gesamten Trips mit dir führst. Ob für ein Meeting oder einen lockeren Abend in einem Restaurant nach Dienstschluss, du solltest Kleidung für jeden Anlass in deinen Koffer packen. Daneben solltest du dich mit den wichtigsten Toilettenartikeln ausstatten und deine elektronischen Geräte auf keinen Fall vergessen. Dabei solltest du dich zuvor informieren, ob du im Ausland nicht spezielle Adapter für die Steckdosen oder wohlmöglich neue, passende Kleidung benötigst, die der Kultur des Landes oder des Unternehmens entspricht.

#8 Behalte deine Ausgaben im Überblick.

Wenn du im Namen deines Unternehmens unterwegs bist, wirst du deine Ausgaben im Blick behalten müssen. Neben den Rechnungen für die Unterkunft und die Fortbewegungsmittel kommen auch Ausgaben wie Restaurantbesuche und dergleichen hinzu, die du im Nachhinein zurückerstattet bekommen kannst. Dafür bist du dazu aufgefordert, die entsprechenden Quittungen zu sammeln und gegebenenfalls Fotos von diesen für den Fall des Verlusts zu machen. Das kann unter anderem viel zusätzlichen Aufwand für dich bedeuten. Über unsere Plattform sitback werden dir die Rechnungen für all deine getätigten Buchungen automatisch zur Verfügung gestellt, sodass du dich mit uns nicht im Zettelchaos in der Nachbereitung deiner Reise verlierst.

#9 Speichere wichtige Adressen und Dateien im Vorfeld extern ab.

Nichts ist ärgerlicher, als zu spät zu einem geplanten Meeting zu erscheinen, nur weil du den Ort nicht rechtzeitig finden konntest. Wenn du vorab die entscheidenden Adressen während deiner Dienstreise im GPS deines Smartphones einspeicherst, kannst du dir viel Zeit und Stress ersparen und deine Zielorte pünktlich erreichen. Außerdem kann es auch immer passieren, dass Geräte ihren Geist aufgeben. In diesem Falle solltest du alle Dateien nicht nur auf deinem Smartphone, Tablet oder Laptop, sondern ebenfalls auf einer Festplatte oder einem USB-Stick abgespeichert haben.

#10 Vergiss nicht, deine Reise zu genießen.

Eine Geschäftsreise bringt dich an neue Orte und wenn möglich solltest du dir ein wenig Zeit frei räumen, den Ort zu erkunden, an dem du dich gerade befindest. Vielleicht schaffst du es nicht, Sehenswürdigkeiten zu bestaunen, doch du kannst zum Beispiel ein Restaurant aufsuchen, in dem die lokale Küche angeboten wird. So kannst du in den kulinarischen Genuss deines Reiseziels kommen und deinem Businesstrip mit einem eigenen Highlight für dich versehen.

#11 Verliere nicht den Überblick über die Einreisebestimmungen.

Wenn du ins Ausland reist, ist es im Vorfeld notwendig, sich über die Einreisebestimmungen, aber auch die Reisesituation vor Ort zu informieren. Nichts ist unangenehmer, als am Flughafen zustehen und nicht in das Land gelassen zu werden. Mithilfe von der All-in-One-Plattform von sitback hast du einen leichten Zugang zu all den Informationen, die du benötigst, und auf Wunsch benachrichtigen wir dich unverzüglich über Veränderungen der Reisesituation in deinem Zielland. Dieser Service ist insbesondere in Zeiten der COVID 19-Pandemie von Vorteil, um den Erfolg der Dienstreise zu garantieren.

#12 Setze dich mit den Gepflogenheiten deines Ziellandes auseinander.

Eine Auslandsreise oder das Treffen mit einem Geschäftspartner einer anderen Nation benötigt eine gewisse Vorbereitung. Dir sollte bewusst sein, dass es zwischen verschiedenen Kulturen Unterschiede in der Sprache, Mimik und Gestik sowie in den Gepflogenheiten geben kann. Der Respekt für die Kultur deines Gegenübers zeigt sich, wenn du dich zuvor über die Gepflogenheiten des Kulturkreises informierst und du dich dann dementsprechend verhältst. Andernfalls kann eine unbedachte Geste oder ein falsches Wort den Ärger deiner Geschäftspartner hervorrufen.

Wer schreibt unsere Artikel? Georgi Aleksiev, der als Online Marketer bei sitback arbeitet.

Dieser Artikel wurde geschrieben von:

Georgi Aleksiev, Online Marketer

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